業務の効率化アイデア

注文住宅の家づくり

仕事の時短アイデア!業務効率化の具体的な方法とは

私、定時で帰るます

出典:公式サイトより

吉高由里子さん主演のTBSの火曜ドラマ「私、定時で帰ります。」を観られていましたでしょうか。

昨今の働き方改革の流れを組んだ放送なのか、話題を集めていましたね。

てつ
私もできるなら毎日定時に帰りたい!

今回は、定時で帰るために必須な業務効率化の話をしたいと思います。

日々の業務を少しでも効率化するメリット

ビジネスの成功

仕事を効率よくこなして、短い時間で最大限の成果を出す

ビジネスマンとしての理想の形ですよね。

本気でそう考えている方は、めちゃくちゃ意識が高いと思うし、尊敬します。

でも、それは建前で本音は違います。

  • 仕事を全力で頑張りたくない
  • 適度に力を抜いてやりたい

こんな考え方があってもよくありませんか?

てつ
私のことですw

そんな私にような仕事を頑張りたくない方も日々の業務の効率化は率先的に取り組みましょう。

ポイント

  1. 空いた時間で休憩したり、次の一手をかんがえることができる
  2. 時間に余裕がある方がミスが減る
  3. ミスが減ると余計な仕事が増えない

日々の業務に追われている状態だと、打つ手が後手後手になってしまいます。

そんな時に焦ってミスをしてしまい、余計に仕事が増えてしまったという経験はありませんか?

自分の仕事を余裕を持って回すためにも、業務の効率化は打って付けなのです。

てつ
仕事がカツカツの状態だとミスをしやすいのは、経験されている方も多いはず

時間を大切にするという考え方が最も重要

砂時計

人生は1回きり。

そして、時間は有限資産です。

どれだけお金を積んでも、時間は取り戻せるものではありません。

頭では分かっていても実行できている人は多くありません。

だからこそ、例え勤務時間中であってもオンタイム、オフタイムと分けるのではなく、自分の時間であるということを意識してほしいと思います。

仕事の時短術!実践してみて良かった業務の効率化アイデア

業務効率化①デスクワーク

入力時間の短縮

  1. よく使う長い固有名詞は、IMEの単語登録で呼び出す >>>参考サイト
  2. メール送信は、署名とやクイックパーツ等でテンプレートを作成して呼び出す>>>参考サイト

事務作業は、早く終わる仕組みづくりをしてサクッと終わらせるようにしましょう。

直接成果に結びつかないデスクワークは、効率化で素早く終わらせるのが定時退社のコツです。

特にルーチンワークとなっている業務は、フレームを作って使い回すことで作業効率をアップさせることが可能です。

報告資料作成の短縮

  1. 売上集計は、Excelのピボットテーブルで作成>>>参考サイト
  2. 見積書、プレゼン資料はゼロから作らず先輩に雛形をもらう

面倒な集計作業を目視と手打ちで時間をかけて頑張って入力している人が多いのですが、ピボットテーブルを使えば5分もかからず出来上がります。

操作は簡単なので、難しそう…と食わず嫌いをせず参考サイトを参照してください。

また、面倒見の良い先輩に「参考にさせてください!」とお願いして、すでに出来上がった企画書やプレゼン資料をもらって「内容をパクる」などは非常に時短に効果的です。使えるものは、使って行きましょう。

業務効率化②アポイントと移動時間の効率化

アポイントの取り方のコツ

取引先にアポイントを取るときは、スケジュールを相手に合わせてしまうと時間を無駄にロスしてしまいます。

ポイントは、こちらから提案して主導権を握ることです。

自分の都合に合わせて2〜3つ候補を用意して、相手に選んでもらうようにしましょう。

移動時間の見直し

引き継ぎの時に先輩に教えてもらったその道…本当に最短ルートですか?

私は、仕事の効率化のために全てのルートをGoogleマップのナビで経路検索したところ、いくつかのルートで抜け道や信号の少ない道を見つけることができました。

時間帯によっても、どの道を選ぶかで移動時間の無駄を省くことができます。

業務効率化③全部自分でしようとせずに適度に仕事を振る

仕事をどれだけやっても終わらない、毎日残業になってしまうという人は仕事を抱えすぎている傾向があります。

そんな時は、適度に仕事を放出して行きましょう。

具体的には、

1.営業なら、事務の方にメールやFAXの返信や商品の発送など簡単な作業だけ振る(労いの言葉と、たまにお菓子の差し入れを忘れないように!)

2.取引先の担当者だけでなく、他部署の人とも仲良くなって手伝ってもらう

などがあります。

仕事を振られないように適度に忙しいアピールもしておきましょう

忙しい様子

例えば可能な限り努力をして、仕事を効率化したとしましょう。

あなたは、周囲に仕事が早くできる印象を与え、徐々に評価も高まってくるかと思います。

しかし、その状況は「あいつは仕事を振っても大丈夫そう」となる恐れがあるので注意が必要です。

その為には、適度に忙しく仕事に追われている雰囲気を出しましょう。

てつ
適度に、がポイントです

定時で帰る場合も、家の用事など適当な理由があったほうが安全です。

せっかくあなたが業務効率化の努力をして、手にした「自分の時間」ですから、あなた自身(もしくは家族)の為に使うべきですよね。

時は金なり」(Time is Money)

本記事が、あなたのかけがえのない時間(資産)が有効活用されるきっかけとなれば幸いです。

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